Checkliste Immobilienverkauf: alle Unterlagen für Haus und Wohnung

Welche Unterlagen sind beim Immobilienverkauf Pflicht?

Ohne diese Unterlagen können Sie Ihre Immobilie nicht beurkunden lassen oder riskieren empfindliche Bußgelder. Planen Sie mindestens zwei bis vier Wochen für die Beschaffung ein, einige Behörden brauchen länger.

Grundbuchauszug

Der aktuelle Grundbuchauszug gibt Auskunft über Eigentumsverhältnisse, eingetragene Belastungen (Grundschulden, Hypotheken) und Rechte Dritter (Wegerechte, Nießbrauch, Vorkaufsrechte). Er ist die zentrale Unterlage für den Notar und den Käufer.

• Wo beantragen: Beim zuständigen Amtsgericht (Grundbuchamt) oder online über das Grundbuchportal NRW (justiz.nrw.de). Ein beglaubigter Auszug kann auch über den Notar angefordert werden.
• Kosten: Unbeglaubigter Auszug: 10 €, beglaubigter Auszug: 20 €
• Bearbeitungsdauer: 1–2 Wochen beim Amtsgericht, online-Anfragen oft schneller
• Wichtig: Der Auszug sollte nicht älter als 3 Monate sein. Ernsthafte Kaufinteressenten und Banken bestehen auf einem aktuellen Stand.

Energieausweis

Seit 2014 ist der Energieausweis bei jedem Verkauf Pflicht. Er muss bereits bei der ersten Besichtigung unaufgefordert vorgelegt werden, nicht erst auf Nachfrage. Fehlt er, droht ein Bußgeld von bis zu 15.000 €. Auch in der Immobilienanzeige müssen die Energiewerte angegeben werden.

• Verbrauchsausweis: Basiert auf dem tatsächlichen Energieverbrauch der letzten 3 Jahre. Kosten: 50–100 €. Zulässig für Gebäude mit mindestens 5 Wohneinheiten oder für Gebäude, die nach 1977 errichtet bzw. seitdem energetisch saniert wurden.
• Bedarfsausweis: Basiert auf einer technischen Analyse der Gebäudehülle und Heizungsanlage. Kosten: 300–500 €. Pflicht für Wohngebäude mit weniger als 5 Wohneinheiten, die vor 1977 gebaut und seitdem nicht wesentlich saniert wurden.
• Gültigkeit: 10 Jahre ab Ausstellungsdatum

Weitere Details finden Sie in unserem Energieausweisratgeber.

Grundrisse

Maßstabsgerechte Grundrisse werden für das Exposé, die Vermarktung und den Kaufvertrag benötigt. Professionell aufbereitete Grundrisse (koloriert, möbliert) steigern die Attraktivität des Exposés erheblich.

• Wo besorgen: In den Bauakten beim Bauamt der Stadt Köln. Alternativ: Hausverwaltung (bei ETW), Architekt, oder Neuvermessung durch einen Vermessungstechniker.
• Kosten für Neuanfertigung: 150–400 € je nach Größe und Aufbereitung
• Tipp: Prüfen Sie, ob die Grundrisse den tatsächlichen Zustand widerspiegeln. Nach Umbauten (Wanddurchbrüche, Anbauten) stimmen die Originalpläne oft nicht mehr.

Wohnflächenberechnung

Die korrekte Wohnfläche nach WoFlV (Wohnflächenverordnung) ist für die Preisberechnung essenziell. Fehlerhafte Angaben können zu rechtlichen Problemen führen, weicht die tatsächliche Wohnfläche um mehr als 10 % von der angegebenen Fläche ab, kann der Käufer den Kaufpreis mindern.

• Berechnungsregeln nach WoFlV: Räume mit Deckenhöhe unter 1 m: 0 %, 1–2 m: 50 %, über 2 m: 100 %. Balkone und Terrassen: in der Regel 25 %, maximal 50 %. Kellerräume und Garagen zählen nicht zur Wohnfläche.
• Kosten für professionelle Vermessung: 200–500 € je nach Objektgröße

Flurkarte / Lageplan

Die Flurkarte (auch Liegenschaftskarte) zeigt die Lage, Grenzen und Größe des Grundstücks im amtlichen Kataster. Sie ist besonders beim Hausverkauf wichtig, da sie Grundstücksgrenzen und Nachbarbebauung dokumentiert.

• Wo beantragen: Beim Katasteramt (Amt für Bodenmanagement und Geoinformation) der Stadt Köln oder online über das Geoportal NRW (tim-online.nrw.de)
• Kosten: 15–50 € je nach Format und Umfang
• Bearbeitungsdauer: Online sofort verfügbar, beim Amt 1–2 Wochen

ETW-spezifische Unterlagen: Was bei Eigentumswohnungen zusätzlich nötig ist

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung verlangt der Käufer (und seine Bank) detaillierte Informationen über die Eigentümergemeinschaft. Diese Unterlagen erhalten Sie von der Hausverwaltung:

Teilungserklärung mit Aufteilungsplan

Die Teilungserklärung regelt die Aufteilung des Gebäudes in Sonder- und Gemeinschaftseigentum. Sie definiert, welche Räume und Flächen zur Wohnung gehören (Sondereigentum) und welche allen Eigentümern gehören (Gemeinschaftseigentum). Der Aufteilungsplan zeigt die räumliche Zuordnung. Die Teilungserklärung liegt beim Grundbuchamt und kann dort angefordert werden.

Protokolle der letzten 3 Eigentümerversammlungen

Die Versammlungsprotokolle geben Auskunft über Beschlüsse der Gemeinschaft: geplante Sanierungen, Sonderumlagen, Streitigkeiten, Änderungen der Hausordnung. Käufer prüfen die Protokolle genau, geplante Sonderumlagen in fünfstelliger Höhe können den Kaufpreis drücken.

Hausgeldabrechnung

Die jährliche Hausgeldabrechnung zeigt die tatsächlichen Kosten der Eigentümergemeinschaft: Hausverwaltung, Versicherung, Instandhaltung, Wasser, Müll, Treppenhausreinigung. Käufer wollen wissen, wie hoch das monatliche Hausgeld ist und ob Nachzahlungen drohen.

Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan ist der Haushaltsplan der WEG für das laufende Jahr. Er zeigt die geplanten Ausgaben und das daraus resultierende monatliche Hausgeld. Abweichungen zwischen Wirtschaftsplan und tatsächlicher Abrechnung deuten auf ungeplante Kosten hin.

Instandhaltungsrücklage

Die Höhe der angesparten Instandhaltungsrücklage ist ein wichtiger Indikator für den Zustand der Gemeinschaft. Eine gut gefüllte Rücklage (Richtwert: mindestens 20–30 € pro m² Wohnfläche für ältere Gebäude) schützt vor unerwarteten Sonderumlagen. Eine niedrige oder aufgebrauchte Rücklage ist ein Warnsignal für Käufer.

Empfohlene Zusatzunterlagen

Diese Unterlagen sind rechtlich nicht zwingend, beschleunigen aber den Verkaufsprozess und stärken die Position des Verkäufers:

• Modernisierungsnachweise: Rechnungen und Dokumentation aller durchgeführten Sanierungen und Modernisierungen (neues Bad, Heizung, Fenster, Dach). Sie belegen den werterhöhenden Zustand und stärken die Preisargumentation.
• Baugenehmigungen: Für alle baulichen Veränderungen, die genehmigungspflichtig waren (Anbauten, Dachausbau, Nutzungsänderung). Fehlt die Baugenehmigung für einen Anbau, kann der Käufer Probleme mit der Bauaufsicht bekommen.
• Versicherungspolice: Die Gebäudeversicherung (Wohngebäudeversicherung) geht beim Verkauf auf den Käufer über (§ 95 VVG). Der Käufer hat ein Sonderkündigungsrecht.
• Nebenkostenaufstellungen: Die Nebenkostenabrechnungen der letzten 3 Jahre zeigen dem Käufer, mit welchen laufenden Kosten er rechnen muss.
• Mietverträge: Bei vermieteten Objekten ist der aktuelle Mietvertrag essenziell, er geht auf den Käufer über.
• Altlastenauskunft: Beim Hausverkauf empfehlenswert, besonders bei Grundstücken in ehemaligen Industrie- oder Gewerbegebieten. Kosten: 25–100 €.
• Baulastenauskunft: Gibt Auskunft über öffentlich-rechtliche Verpflichtungen des Grundstücks. Kosten: 25–50 €.

Wo Sie die Unterlagen bekommen: Übersicht

• Grundbuchamt (Amtsgericht Köln): Grundbuchauszug, Teilungserklärung
• Katasteramt Köln: Flurkarte, Liegenschaftskarte
• Bauamt der Stadt Köln: Bauakten, Grundrisse, Baugenehmigungen
• Hausverwaltung: Teilungserklärung (Kopie), Protokolle, Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Instandhaltungsrücklage
• Energieberater / Schornsteinfeger: Energieausweis
• Umweltamt Köln: Altlastenauskunft
• Bauaufsichtsbehörde: Baulastenauskunft

Kosten und Zeitaufwand für die Unterlagenbeschaffung

Rechnen Sie mit folgenden Gesamtkosten für einen vollständigen Unterlagensatz:

• Grundbuchauszug: 10–20 €
• Energieausweis: 50–500 € (je nach Art)
• Flurkarte: 15–50 €
• Grundrisse (Neuanfertigung): 150–400 €
• Wohnflächenberechnung: 200–500 € (falls Neuvermessung nötig)

Gesamtkosten: 200–1.500 €, je nach Ausgangslage

Zeitaufwand: Planen Sie 2–4 Wochen für die Beschaffung aller Unterlagen ein. Beginnen Sie damit, bevor Sie die Immobilie auf den Markt bringen, fehlende Unterlagen verzögern den Verkaufsprozess und wirken auf Käufer unprofessionell.

Digitalisierung: Alle Unterlagen digital bereithalten

Alle Unterlagen sollten in digitaler Form vorliegen, als PDF in guter Auflösung. Das hat mehrere Vorteile:

• Schnelle Weitergabe: Kaufinteressenten und deren Banken können Unterlagen sofort per E-Mail erhalten. Wer schnell liefert, signalisiert Professionalität.
• Erstellung des Exposés: Digitale Grundrisse und Fotos sind Voraussetzung für ein hochwertiges Exposé.
• Notarvorbereitung: Der Notar benötigt viele Unterlagen digital für die Kaufvertragserstellung.
• Bankprüfung: Die finanzierende Bank des Käufers prüft Unterlagen, je schneller diese vorliegen, desto schneller die Finanzierungszusage.

Wir bei Wonora unterstützen Sie bei der Zusammenstellung und Digitalisierung aller Unterlagen. Wir wissen, welche Ämter zuständig sind, welche Formulare benötigt werden und wie Sie den Prozess beschleunigen können.